Înființare firmă 2023. Ce tip de firmă te avantajează, care sunt actele necesare, dar și pașii ce trebuie parcurși

Înființarea unei firme în 2023, indiferent că este PFA sau SRL, presupune redactarea actelor necesare și depunerea lor la Registrul Comerțului. Înființarea unui SRL în 2023, dar și a unui PFA, se poate realiza și online, iar durata poate fi de 3 zile.

În cuprinsul articolului vei găsi informații referitoare la:

• este mai avantajos să înființezi un PFA sau SRL?
• taxe;
• denumirea firme;
• cum alegi activitatea, respectiv codul CAEN al firmei;
• număr de angajați;
• sediul firmei;
• actele necesare pentru înființare firmă în 2023;

1. Ce este mai avantajos să înființezi în 2023, un PFA sau un SRL?

Cele două forme de exercitare economică se diferențiază sub aspectul răspunderii, taxelor, posibilității de asociere, necesitatea studiilor, a modului de cheltuire a banilor din firmă, a numărului de activități care pot fi desfășurate, dar și a numărului   maxim de angajați.

Acestea sunt principalele diferențe dintre persoana fizică autorizată și societatea cu răspundere limitată și la care trebuie să te raportezi pentru a face o alegere bună.

2. Răspunderea

Dacă vei opta pentru înființarea unui PFA trebuie să știi că răspunzi nelimitat, adică cu toate bunurile pe care le ai. În alte cuvinte, dacă afacerea nu merge și se adună datorii, cei cărora le datorezi sume de bani îți pot urmări și bunurile persoanele.

În cazul societății comerciale cu răspundere limitată, așa cum rezultă și din denumire, vei răspunde în limita capitalului social al societății, și nu cu bunurile personale. Capitalul social minim obligatoriu la SRL este în prezent de 1 leu, în cazul în care există un asociat, 2 lei dacă sunt doi ș.a.m.d..

3. Taxe

De la 1 ianuarie 2023 au intrat în vigoare mai multe modificări fiscale care se aplică atât persoanei fizice autorizate, cât și societății comerciale cu răspundere limitată.

Raportat la modificările fiscale amintite, o societatea comercială cu răspundere limitată este microîntreprindere dacă:

500. realizează venituri mai mici de 500.000 Euro;
501. veniturile pe care le vei realiza din consultanță/management nu pot să fie mai mari de 20% din veniturile totale;
502. asociații nu pot deține mai mult de 25% din numărul titlurilor de participare sau al dreptului de vot la cel mult trei persoane juridice române care să fie și microîntreprinderi;
503. firma nu se afla în dizolvare;
504. capitalul social este deținut de particulari

Firmele care îndeplinesc aceste condiții și care au un salariat cu normă întreagă sunt microîntreprinderi și plătesc o cotă de 1%. Celelalte firme datorează 16%. În plus față de impozit (față de cotele de mai sus), vei mai datora CAS și CASS.

Persoana fizică autorizată datorează impozit de 10% din venitul net obținut sau, dacă îndeplinește condițiile, poate opta pentru sistemul cu norme de venit. Poți opta pentru acest sistem dacă el se aplică activității pe care o desfășori și dacă nu vei avea o cifră de afaceri mai mare de 25.000 euro pe an. La această cotă se adaugă CAS și CASS.

Anul 2023 a adus modificări și în ce privește sumele percepute cu titlu de CAS și CASS.

4. Denumirea firmei

La PFA denumirea firmei se alcătuiește din numele și prenumele persoanei, urmate de sintagma persoană fizică autorizată.

În cazul societății cu răspundere limitată, denumirea firmei poate fi personalizată în funcție de preferințele fiecăruia. Ideal ar fi să se alcătuiască din minim 2 cuvinte, pentru că o denumire care are în componența sa un singur cuvânt  ar putea să fie greu de rezervat, mai ales dacă este și un cuvânt comun, iar aceasta din cauza numărului mare de denumiri existente.

5. Alegerea activității și a codului CAEN

Activitățile economice ce se pot desfășura au fost expuse în ceea ce se numește Clasificarea Activităților din Economica Națională (CAEN). Fiecărei activități în parte i-a fost atribuit un cod, iar astfel s-a format sintagma „codul CAEN”.

Persoana fizică autorizată poate autoriza 5 coduri CAEN, în timp ce societatea comercială cu răspundere limitată poate avea un număr nelimitat de coduri CAEN.

Dacă se vor autoriza mai multe coduri CAEN, atunci unul va fi principal. De regulă este aleasă ca activitate principală cea care este desfășurată cel mai mult, iar celelalte vor fi secundare.

6. Angajații

În momentul alegerii tipului de firmă trebuie să știi că persoana fizică este limitată și din perspectiva numărului de angajați pe care îi poate avea, respectiv de maxim 3.

Societatea comercială cu răspundere limitată poate avea un număr nelimitat de angajați.

Pe cale de consecință, dacă vei avea nevoie de mai mult de 3 angajați încă de la deschiderea firmei sau într-un timp scurt de la acest moment, atunci PFA nu este o soluție. PFA nu este o soluție nici dacă vrei să te asociezi cu cineva pentru a demara afacerea, întrucât în cadrul acestei forme de organizare economică nu este posibilă o asociere de persoane, cum se întâmplă în cazul societății cu răspundere limitată, unde pot exista maxim 50 de asociați.

7. Sediul firmei

Orice firmă trebuie să aibă un sediu, adică o adresă poștală.

Sediul este un atribut de individualizare al firmei alături de denumire, în sensul că aceasta se identifică față de ceilalți comercianți și prin adresă, nu doar prin nume.

Sediul mai trebuie să existe pentru ca firma să poată fi localizată teritorial. În ipoteza în care, de exemplu, o instituția a statului trebuie să comunice un act unei firme, trebuie să poată să identifice în baza Registrului Comerțului o adresă pentru comunicarea documentului respectiv.

Este foarte important ca la adresa unde se stabilește sediul firmei să fie cineva care să primească corespondența. În caz contrar, există riscul comunicării unor documente care nu vor mai putea fi contestate din cauza expirării termenului stipulat de lege, de exemplu, o decizie de impunere se contestă în termen de 45 de zile de la data comunicării sau un proces – verbal de sancționare contravențională în termen de 15 zile de la comunicare (în ipoteza refuzării primirii lui de la agentul constatator).

Cine nu are o adresă pentru sediu sau cine vrea să aibă sediul într-o anumită localitate, poate apela la serviciul de găzduire de sediu social. Acest serviciu presupune stabilirea sediului firmei la o adresă, iar în schimbul acestui serviciu se percepe, de regulă, o sumă anuală în schimbul căreia este primită și redirecționată corespondența către reprezentanții firmei.

8. Actele necesare pentru înființarea unei firme

În 26 noiembrie 2022 a intrat în vigoare o lege care a adus multe modificări procedurii de înființare a firmelor, inclusiv modificări referitoare la documentele ce trebuie depuse.

Pentru înființare SRL sunt necesare în 2023 următoarele acte:

• Rezervarea de denumire;
• Actul constitutiv;
• Contractul pentru sediu social, care poate fi un contract de comodat sau de închiriere (cele mai des întâlnite);
• Declarația pe proprie răspundere dată pentru îndeplinirea condițiilor de funcționare sau pentru desfășurarea activităților;
• Anexa 1 privind înregistrarea fiscală;
• Actele de identitate ale fondatorilor (cărți de identitate, pașapoarte etc.);

Actele necesare pentru înființare PFA în 2023 sunt:

• Rezervarea de denumire;
• Anexa 1 privind înregistrarea fiscală;
• Actul de identitate al persoanei;
• Declarația pe proprie răspundere dată pentru îndeplinirea condițiilor de funcționare sau pentru desfășurarea activităților;
• Contractul pentru sediu social, care poate fi un contract de comodat sau de închiriere (cele mai des întâlnite).

Acestea sunt actele care nu lipsesc din niciun dosar de înmatriculare, însă pe lângă acestea se mai pot cere și alte acte în funcție de situație.

De exemplu, dacă se stabilește sediul firmei într-o clădire cu mai multe apartamente și vei desfășura activitatea economică acolo (un salon de coafura, un magazin ABC etc.) va trebui să depui și acordul vecinilor, cu excepția situației în care spațiul este comercial, notat astfel în cartea funciară.

Un alt exemplu este al studiilor necesare pentru PFA. Nu se cer acte doveditoare ale studiilor pentru deschiderea oricărui PFA, cum greșit se interpretează de cele mai multe ori, ci trebuie depuse actele care atestă pregătirea numai acolo unde legea prevede expres acest lucru.

În funcție de activitate se pot cere avize sau autorizații prealabile, cum se întâmplă în cazul comerțului cu arme sau în cazul societăților care au ca obiect jocurile de noroc, unde se cere un capital minim de 100.000 lei.

9. Pașii ce trebuie parcurși

Procedură debutează cu rezervarea de denumire. Denumirea trebuie menționată în toate actele firmei, motiv pentru care nu vei putea redacta actele dacă nu ai certitudinea denumirii, respectiv că este disponibilă.

După ce s-a efectuat rezervarea de denumire, trebuie redactate actele menționate mai sus, iar în situații speciale și actele solicitate în plus. Mai apoi acestea se depun la Registrul Comerțului, urmând   să se acorde termen ziua următoare sau peste 2 zile, dată la care este verificat dosarul, și dacă totul este în regulă firma se va înființa în ziua respectivă.

În cazul societății cu răspundere limitată, după obținerea certificatului de înregistrare și a celorlalte acte emise de Registrul Comerțului, trebuie deschis un cont la bancă și depus capitalul social. De regulă, băncile solicită pentru această operațiune actul constitutiv, certificatul de înregistrare și cartea de identitate a administratorului.

Totodată, în cazul SRL este obligatoriu să ai un contabil, astfel că după deschiderea contului trebuie să identifici unul.

În ce privește persoana fizică autorizată, nu există obligația legală de a deschide un cont bancar pe numele acesteia și nici obligația legală de a avea un contabil, însă este recomandată deschiderea contului, iar în ce privește contabilul, spre deosebire de SRL, poate fi angajat unul la sfârșit de an fiscal pentru întocmirea situațiilor și depunerea lor la ANAF.

Toată procedura de înființare a firmei poate fi parcursă și online, iar Registrul Comerțului încurajează acest mod de lucru.

Înainte de pandemie erau câteva acte care trebuia autentificate de notar (specimenul de semnătură, declarația de asociat și administrator), iar în ideea debirocratizării procedurii această condiție a fost eliminată din legislație, astfel că în prezent actele se semnează olograf și pot fi încărcate pe platforma Registrului Comerțului, însă este nevoie și de semnătură electronică, având în vedere că actele circulă în mediul online. Cine nu   are semnătură, fie o poate  obține, fie apelează la serviciile unei firme care se ocupă înființarea de firme.

Datorită acestor modificări azi se poate înființa o firmă 100% online, fără a fi  necesară prezența ta în țară.